Zuständigkeiten und Ansprechpartner
Die Beschwerden werden von der Compliance-Abteilung bearbeitet, bei Bedarf mit Unterstützung von weiteren Fachexperten.
Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Die Beschwerden gehen bei der Compliance-Abteilung ein. Die hinweisgebende Person erhält eine Eingangsbestätigung und wird über die nächsten Schritte sowie den zeitlichen Verlauf informiert.
Zunächst wird im Rahmen einer Erstbewertung geprüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Weitere Voraussetzungen für die Einleitung einer Sachverhaltsklärung sind, dass der geschilderte Vorgang insgesamt als plausibel und grundsätzlich möglich einzuschätzen ist und eine Verletzung eines Gesetzes oder eine schwerwiegende Verletzung einer internen Regel bedeuten könnte. Dabei wird auch geprüft, ob die im Rahmen der Untersuchung stattfindende Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung datenschutzrechtlich zulässig ist.
Ziel der Untersuchung ist die neutrale, kompetente und objektive Klärung des Sachverhalts, welcher Gegenstand des Hinweises ist. Die Sachverhaltsklärung erfolgt durch hierfür geeignete Personen, die unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Diese halten mit der hinweisgebenden Person Kontakt, prüfen die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und ersuchen die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen. Hinweise auf Verstöße bei unmittelbaren Zulieferern werden gemeinsam mit diesen untersucht. Die Prüfung erfolgt anhand von Unterlagen und Interviews und wird nachvollziehbar in einer Fallakte dokumentiert. Die Fallakten, bei denen kein begründetes Interesse an einer Aufbewahrung besteht, werden einmal jährlich gelöscht. Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung über den Fortschritt des Verfahrens. Eine Rückmeldung erfolgt nur insoweit, als dadurch interne Untersuchungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Jeder Fall schließt mit einem schriftlichen Abschlussbericht, der streng vertraulich ist. Der Berichtsverteiler richtet sich nach Art und Schwere der festgestellten Verstöße und wird für jeden Fall individuell festgelegt. Die Weitergabe von Informationen erfolgt nur soweit erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig.
Der Abschlussbericht enthält Sanktionen und geeignete Maßnahmen, um die Missstände abzustellen und ähnliche Verstöße zukünftig zu vermeinen. Die hinweisgebende Person erhält nach Abschluss der Untersuchung eine Rückmeldung über die Folgemaßnahmen, sofern rechtlich zulässig.
Schutz vor Repressalien
Hinweisgeber, die in gutem Glauben Hinweise abgeben, um Missstände aufzudecken, genießen einen besonderen Schutz bei Fraport. Die Compliance-Abteilung gewährleistet, dass Hinweisgeber durch höchste Vertraulichkeit und, sofern rechtlich möglich, durch Sicherstellung ihrer Anonymität geschützt werden.
Für die Hinweisbearbeitung bei Fraport bedeutet dies, dass die Identität des Hinweisgebers ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Hinweisen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, bekannt werden.
Fraport stellt über die Hinweisgebersysteme sicher, dass Hinweisgeber, die einen hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass ihre Angaben der Wahrheit entsprechen, nicht in ihrer Hinweisabgabe behindert, eingeschränkt oder beeinflusst werden.
Namentlich bekannte Hinweisgeber müssen nach Abgabe eines Hinweises keine Repressalien, wie beispielsweise Suspendierungen, Kündigungen, Aufgabenverlagerungen, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Mobbing oder ähnlich gelagerte Vergeltungsmaßnahmen seitens ihres Fraport-Arbeitsgebers fürchten.
Ausdrücklich unerwünscht sind Hinweise, die Mitarbeiter mit böser Absicht und wider besseres Wissen beschuldigen. Solche Hinweise, die offenkundig ausschließlich andere Personen schädigen, denunzieren oder verunglimpfen sollen, werden nicht bearbeitet. In diesen Fällen genießt der Hinweisgeber keinen besonderen Schutz vor Repressalien und kann in Haftung genommen werden.
